Antes de disponibilizar os espaços para reserva aos moradores, é necessário configurar as regras de utilização conforme o Regimento Interno do condomínio.

O módulo Reservas permite definir desde horários e limites de utilização até regras de moderação, bloqueios, lista de convidados, notificações e controle de acesso dos espaços. Caso alguma configuração não faça parte das regras do condomínio, ela pode permanecer em branco.

1 - Acesse o módulo Documentos

Após realizar o login na versão Web, clique no módulo Reservas, localizado no menu principal.

E clique em Configurar Reservas

2 - Configurações Gerais do módulo

Logo quando acessar as configurações, terá a opção de parametrizar as configurações gerais do condomínio, sendo elas:

• Habilitar módulo de Reservas?
• Definir como obrigatório o preenchimento do solicitante aos usuários com permissão de criar reservas? (Síndico, Administradora ou Colaboradores do condomínio devem preencher o nome do morador que esta solicitando a reserva?)
• O usuário com perfil para gerenciar as reservas deve passar pelas regras de moderação? (Síndico e/ou Administradora)
• Dias bloqueados (Nos dias bloqueados, não será permitido nenhuma reserva. Ex: Natal, Ano Novo, Manutenções)
• Unidades bloqueadas (bloqueie unidades de efetuar reservas nos ambientes do condomínio)

3 - Configuração de cada espaço

Com as configurações gerais concluídas, é necessário parametrizar como cada espaço do condomínio funciona conforme as regras do regimento interno.

Caso ainda não tenha nenhum espaço no condomínio, clique em Adicionar um Novo Espaço

E caso o espaço já esteja criado, e queira realizar atualizações nas parametrizações clique no ícone de Editar (lápis)

4 - Opções disponíveis para configuração 

• Nome do espaço 
  
• Breve descrição do espaço
• Dica exibida quando for criar a reserva (Ex: Se é necessário que o morador preencha com alguma dica do que se trata a “festa” quando for registrar uma reserva)
• Gerenciar cobrança:

1. Períodos e valores - Configurar (Taxas de Uso):
   Clique em +Nova Taxa;
   Em Horário e Incidência da Taxa preencha as informações solicitadas;
   E em Composição da Taxa informe o valor.
   Clique em Salvar.

      2. Conceder gratuidade na(s) _____ primeira(s) reserva(s) de cada Ano/Mês por unidade?

• Tamanho do espaço em metro quadrado (m2)
• A capacidade máxima de pessoas no espaço
• Impedir ultrapassar capacidade do espaço?
• Horário que o sistema permite a reserva: Sem restrição, o horário fica para o dia inteiro. E caso escolha a opção Com restrição, irá abrir o capo para escolha do horário permitido
• Restringir horário de utilização do espaço: Defina o horário para utilização do espaço, irá abrir o campo 'Horário de utilização' ou 'sem restrição de horário'
• Tipo de horário de reserva:
  1. Livre escolha: O morador pode escolher qualquer horário;
  2. Dia inteiro: Haverá apenas uma reserva por dia no espaço;
  3. Duração pré estabelecida: Poderá ser definido uma quantidade de horas para utilização do espaço. Abrirá o campo para preenchimento 'Duração padrão de cada utilização';
  4. Horários pré definidos: Determine os horários que poderão ser utilizados no espaço. Abrirá o campo para preenchimento 'Grade de horários'. E clique em 'Adicionar outro intervalo' caso necessário; 
  5. Horários pré definidos por dia: Determine os horários que poderão ser utilizados no espaço por dia. Abrirá o campo para preenchimento 'Grade de horários', e junto abrirá o campo 'Grade de horários...' E clique em 'Adicionar outro intervalo' caso necessário;
• Restringir reservas no: Ao selecionar o dia, será bloqueado que crie reservas neste dia selecionado
• Reserva única no fim de semana?: Ao selecionar 'Sim', nos dias da semana sexta, sábado e domingo, caso o morador escolha uma destas opções, ficará bloqueado o restante destes 2 dias da semana, ou selecione a opção não. 
  Ex: O morador escolheu fazer uma reserva sexta-feira, no sábado e domingo ficarão bloqueados, já que foi configurado para uma única reserva no fim de semana.
• A reserva pode ser feita somente para os dias do mês corrente e até ___ dia corrido do mês seguinte: Impedir que crie reservas no mês seguinte após o dia descrito.
• A reserva pode ser feita com no máximo ___ DIA(S) antes do evento: Determinar o tempo que pode fazer reserva antes do evento.
• A reserva deve ser feita com no mínimo ___ HORA(S) antes do evento: Determinar o tempo que pode fazer reserva antes do evento.
• Só é permitido reservar por até ___ DIA(S) em um mês: Determinar quantos dias podem reservar dentro de um mês.
• Só é permitido reservar por até ___ DIA(S) em uma semana (a contagem inicia sempre na segunda-feira): Restringir reservas por semana.
• Só é permitido reservar por até ___ DIA(S) seguido(s): Restringir reservas em dias sequenciais.
• Este ambiente permite até ___ reserva(s) por horário: Determinar quantas reservas simultâneas podem ter no espaço.
• Poderão existir ___ reserva(s) da mesma unidade ao mesmo tempo: Determinar se a unidade poderá fazer reserva ao mesmo tempo.
• Neste espaço, entre uma reserva e outra da mesma unidade/usuário, deverá ter se passado ___ DIA(S): Quanto tempo deverá ter se passado entre uma reserva e outra da mesma unidade.
• Neste espaço, entre uma reserva e outra da mesma unidade/usuário, deverá ter se passado ___ MINUTO(S): Definir a quantidade de minutos que deve ter se passado para a mesma unidade/usuário fazer uma nova reserva.
• Neste espaço, ao realizar uma reserva, bloquear automaticamente ___ DIA(S) anteriores: Definir a quantidade de dias que o espaço ficará bloqueado antes da reserva do morador.
• Neste espaço, ao realizar uma reserva, bloquear automaticamente ___ DIA(S) posteriores: Definir a quantidade de dias que o espaço ficará bloqueado depois da reserva do morador.
• Entre uma reserva de uma mesma unidade/usuário, de todo o condomínio (todos os espaços) deverá ter se passado ___ DIA(S): Quanto tempo deverá ter se passado entre um reserva e a outra da mesma unidade, considerando todos os espaços.
• Uma mesma unidade/usuário poderá ter no máximo reserva(s) no mesmo dia neste espaço. Caso necessário, também restringirá entre o(s) espaço(s): Restringe próximas reservas, caso a unidade tenha alguma reserva naquele dia e/ou outros espaços.
• Restringirá a reserva se a unidade/usuário possui ___ reserva(s) ativas em dias diferentes neste espaço. Caso necessário, também restringirá o(s) espaço(s): Restringe próximas reservas, caso a unidade tenha alguma reserva já feita em datas distintas e/ou outros espaços.
• Restringirá a reserva se a unidade possuir ___ reserva(s) ativas no ano vigente neste espaço. Caso necessário, também restringirá o(s) espaço(s): Restringe as próximas reservas anuais do morador.
• Bloquear nova reserva para unidades que já possuem reserva com data/hora futura: Se sim, restringe a unidade para novas reservas se já tiver reservas futuras criadas ou não.
• Bloquear reserva em horário subsequente: Se sim, a mesma unidade ficará impedida de fazer reserva no horário seguinte de outra reserva já feita para a própria unidade, ou não.
• O cálculo de cancelamento será em: Definir Dias ou Horas.
• A reserva poderá ser cancelada com até ___ HORA(s) antes do evento: Definir prazo de cancelamento.
• O aviso de lembrete de reserva será enviado com até ___ HORA(S) de antecedência: Quanto tempo antes do evento será enviado o lembrete.
• Habilitar lista de convidados: Se deseja a função ou Não.
• A lista de convidados pode ser entregue em até ___ HORA(S) antes do evento: Determinar até que horas antes do evento a lista deve ser entregue.
• Com quantos dias de antecedência o lembrete da entrega da lista de convidados será enviado?: Determinar quanto tempo antes será enviado um lembrete para entrega da lista de convidados.
• Quais blocos podem reservar?: Definir quais blocos poderão ver o espaço e agendá-lo.
• Dependências: Determinar que quando um espaço foi reservado, algum outro espaço será reservado automaticamente.
• Bloqueio automático: Determinar que quando um espaço foi reservado, algum outro espaço será bloqueado automaticamente.
• Precisa de moderação?: Quando estiver “Sim”, o morador irá fazer uma pré-reserva do espaço, ou seja, o gestor do portal precisará autorizar para que seja confirmada ou recusar a reserva. Caso esteja “Não” o morador irá fazer sua reserva sem precisar aguardar autorização.
• Notificar síndico sobre as reservas realizadas sem moderação?: Enviar e-mail ao síndico do portal quando alguma reserva é criada em um espaço configurado moderação (Não).
• Permite cadastrar como visitante os convidados?: Caso escolhido que sim, os convidados apareceram como visitantes no módulo de portaria ou não.
• Permite enviar o convite via SMS para a lista de convidados?: A integração é feita com a empresa ZENVIA (contratado à parte), caso desejado, solicitar para o setor de Controle de acesso.
• Regras de utilização deste espaço: Ao incluir um anexo, é exigido que o morador clique na opção 'Li e aceito os termos de uso' antes de criar a reserva no espaço, além de visualizar no ícone 'Regras do uso' no calendário, segue print para demonstração:
• Fotos do espaço: Pode adicionar fotos dos espaços.
• Ativo: 'Sim', significa que o espaço está ativo para uso. 'Não', é para um espaço que entrou em inativação. Na Winker não é permitida a exclusão do espaço quando há histórico de reservas, pois prezamos por manter os dados anteriores do portal.
• Controle de acesso no espaço?: 'Sim', significa que se o condomínio tiver o controle de acesso contratado, ao enviar o convite do visitante, ele mesmo consegue abrir o portão de entrada pelo celular. Ao selecionar 'Sim', abrirá o campo 'Liberar acesso para?', selecione o que desejar, ou não.
• Orientação ao usuário: Informe um texto orientativo de como a pessoa que está reservando deve proceder caso não consiga fazer a reserva. Ex: contate o Síndico...
• Para finalizarmos a configuração, ou qualquer alteração, clique em 'Salvar', caso contrário, todas as alterações serão desconsideradas.

Importante

• Todas as configurações devem seguir o Regimento Interno do condomínio.
• Campos que não se aplicam às regras do condomínio podem permanecer em branco.
• As configurações podem ser alteradas a qualquer momento por usuários com permissão de gestão.
• Antes de liberar um espaço para os moradores, revise todas as regras configuradas para evitar conflitos de reservas.